Aktų paieška atliekama naudojantis užklausos forma.

Užklausos forma iškviečiama paspaudus nuorodą "Užklausa". Šią nuorodą rasite meniu eilutėje puslapio viršuje.

Užklausos formoje surašomi visi vieno akto požymiai, pagal kuriuos norite ieškoti akto arba aktų. Suformavę užklausą spauskite mygtuką "Ieškoti". Kiekvienas surasto sąrašo aktas, jei tokių yra, turės visus užklausos formoje nurodytus požymius.

Paieška pagal akto numerį naudojama tada, kai žinomas tikslus akto numeris, kuriuo aktą registravo jį priėmęs padalinys (institucija).

Akto numeris tiesiog įrašomas į lauką "Numeris". Pavyzdžiui, galite įrašyti "I-196". Paspaudę mygtuką "Ieškoti", pamatysime aktus, turinčius šį numerį. Ta pati institucija skirtingais metais gali būti priėmusi daugiau negu vieną aktą tokiu pačiu numeriu. Taip pat kelios institucijos gali užregistruoti savo aktus tais pačiais numeriais. Nurodžius tik akto registracijos numerį, randami visi aktai. Užklausą galima patikslinti kitais požymiais.

Pastaba: Įstatymų numeriai visada prasideda romėnišku skaičiumi I, pvz.: "I-196".

Paieška pagal aktą priėmusį padalinį naudojama tada, kai padalinio priimtų aktų sistemoje nedaug arba tikslinant užklausą. Užklausos formos lauke "Padalinys" pasirenkite norimą padalinį.

Paieška pagal dokumento rūšį naudojama tada, kai tokios formos aktų sistemoje yra nedaug arba tikslinant užklausą. Užklausos formos lauke "Dokumento rūšis" pasirinkite norimą rūšį.

Jei žinote tikslią akto priėmimo datą, užpildykite visus lauko "Priėmimo data" polaukius: metus, mėnesį, dieną.

Jei dienos lauką paliksite tuščią, bus ieškoma aktų, kurie buvo išleisti nuo nurodyto mėnesio 1 dienos iki kito mėnesio 1 dienos. Pavyzdžiui, jei nurodysite "1994 gegužė", bus ieškoma aktų, išleistų nuo 1994.05.01 iki 1994.06.01.

Jei mėnesio ir dienos laukus paliksite tuščius, bus ieškoma aktų, kurie buvo išleisti nuo nurodytų metų sausio 1 dienos iki kitų metų sausio 1 dienos.

Jei jūs neužpildysite metų lauko, o užpildysite mėnesio lauką, sistema pati užpildys metų lauką šių metų reikšme.

Jei jūs neužpildysite mėnesio lauko, o užpildysite dienos lauką, sistema pati užpildys mėnesio lauką šio mėnesio reikšme.

Jei jūs neužpildysite metų ir mėnesio laukų, o užpildysite dienos lauką, sistema pati užpildys metų ir mėnesio laukus šių metų ir šio mėnesio reikšmėmis.

Tiksliau akto priėmimo laikotarpį galite apriboti užpildę abu datos laukus: "Data" "nuo" ir "iki".

Paieška pagal žodžius pavadinime atliekama, jei užpildomas laukas "Žodžiai pavadinime". Žodžiai gali būti užrašomi ir mažosiomis ir didžiosiomis raidėmis. Žodžių galūnes galima praleisti.

Pastaba: Atmesdami galūnes būkite budrūs. Pavyzdžiui, ieškodami žodžio "sutartis" variantų turite atmesti ne "is", o "tis", nes daugiskaitos kilmininko linksnis yra "sutarčių". Taip pat svarbu teisingai užrašyti ieškomą žodį. Nosinės, ilgosios, "š" ir "č" raidės negali būti pakeistos panašiomis angliškomis raidėmis.

Paieška pagal žodžius dokumente atliekama, jei užpildomas laukas "Žodžiai dokumente". Žodžiai gali būti užrašomi ir mažosiomis ir didžiosiomis raidėmis. Žodžių galūnes galima praleisti. Galima nurodyti kelis paieškos žodžius sujungiant juos jungtuku "ir". Tada sistema ieškos aktų, kuriuose yra visi nurodyti žodžiai.

Informacija apie vieną rastą aktą sąraše pavaizduojama šitaip:

• 1. Akto eilės numeris rastų aktų sąraše.
• 2. Akto pavadinimas.
• 3. Akto numeris (atitinka užklausos lauką "Numeris").
• 4. Akto priėmimo data.
• 5. Aktą priėmusios organizacijos (padalinio) pavadinimas (atitinka užklausos lauką "Padalinys").
• 6. Dokumento rūšis.
• 7. Akto publikacijų sąrašas (jei aktas nepublikuotas - nevaizduojama).

Aktų puslapis atverčiamas paspaudus akto pavadinimą rastų aktų sąraše. Akto puslapis turi nuorodas į logiškai susijusius, aktą keitusius ir pakeistus aktus. Jei tokių aktų nėra, šios nuorodos neaktyvios. Jei aktas turi kelias redakcijas, puslapyje bus akto redakcijos pasirinkimo priemonės.

Aktų puslapis gali turėti nurodą "Atsisiųskite aktą *.doc formatu" (šią galimybę valdo sistemos administratorius). Atsisiųstą aktą galite išsisaugoti failinėje sistemoje ir redaguoti programos "Microsoft Word" priemonėmis.

Rastų aktų sąrašas, pats aktas ir kiti programos puslapiai spausdinami Internet peržiūros programos priemonėmis. Atspausdintas aktų sąrašas, pats aktas ir kiti puslapiai skiriasi nuo vaizduojamų ekrane tik tuo, kad nevaizduoja valdymo elementų.

Jei Aktų bazė leidžia atsisiųsti aktus "Microsoft Word" formatu, aktą galite atsisiųsti naudodamiesi akto puslapio nuoroda "Atsisiųskite aktą *.doc formatu" ir tada jį atsispausdinti "Microsoft Word" priemonėmis.